Om du inte haft ett halvt öga på e-posten under semestern är sannolikheten stor att första kollen efter sommaren resulterar i samma fråga som tidigare år: ”Hur ska jag ta mig an det här?”
Svaret är enklare än du kanske tror.
De flesta e-postprogram sorterar innehållet i mapparna i kronologisk ordning, med det nyaste mejlet överst. Till vardags, när man förhoppningsvis lyckas hålla hyfsat jämna steg med inflödet, kan det fungera.
För en överfull inkorg finns det ett betydligt bättre alternativ: Sortera istället alla mejl efter avsändare. Resultatet är en lista där allt som kommit från närmaste kollegan som jobbat under sommaren ligger grupperat tillsammans i listan. Inte uppblandat med nyhetsbrev, reklamutskick och så vidare.
Med den sorteringen gjort är det plötsligt väldigt mycket enklare att veta i vilken ände man ska börja: Leta upp mejl från chefen, kollegorna, de viktiga kunderna – människorna som är viktiga i det dagliga arbetet – och se vad som väntar där. Men här blir kronologin viktig. Det logiska skulle kunna vara att börja med det äldsta mejlen och jobba sig vidare därifrån. Mitt förslag är istället att börja med det senaste. Särskilt användbart är det rådet om det är väldigt många mejl från en och samma person, och dessutom spridda över en längre tidsperiod. Sannolikheten är i ett sånt läge stor att det mest tidskritiska är det som finns i det senaste mejlet, antingen i form av ett desperat rop på hjälp med det där problemet som stökat under hela din semesterperiod. Eller helt enkelt ett mejl som talar om att det där som efterfrågades för två veckor sedan inte längre är aktuellt.
När alla mejl från de viktiga kontakterna är hanterade (Och flyttade bort från inkorgen, mappen där nya mejl dyker upp heter just ”inkorg”, eller hur? Inte arkiv.) är det lika enkelt att ta itu med resten: Med två klick är till exempel alla inaktuella erbjudanden från favoritbutiken på nätet snabbt markerade och raderade.
Bonustips: Den här metoden är lika effektiv när man kommer tillbaka till jobbet efter en sjukdag. Eller till och med efter ett möte. Allt beroende på hur kraftigt inflödet av e-post är.
(Det finns förresten en generell lärdom att dra av detta: Standardinställningen i ett datorprogram är inte nödvändigtvis den bästa. Ett klassiskt exempel är kalendern. Hur många möten som skulle kunna klaras av på en halvtimme eller kanske ännu mindre blir bokade som timslånga historier bara för att det är vad programmet föreslår? En annan dag ska jag skriva om varför det kan vara värt att utforska möjligheterna i de program man använder mest, för att hitta smartare sätt att jobba på.)